Hai trasferito la sede legale della tua impresa, o stai per farlo? Oltre alla pratica in Camera di Commercio, devi avvisare clienti, fornitori, banca e tutti i soggetti con cui lavori. In questa guida trovi una lettera tipo di comunicazione di variazione della sede legale da copiare e adattare, e l’elenco degli adempimenti, che cambiano a seconda che tu resti nello stesso comune o ti sposti in un altro.
Lettera tipo di variazione della sede legale
Inviala su carta intestata già aggiornata con il nuovo indirizzo, via email a clienti e fornitori, oppure per posta via raccomandata o PEC preferibilmente quando serve una prova di ricezione. Sostituisci i campi tra parentesi quadre con i dati della tua impresa.
Oggetto: comunicazione di variazione della sede legale
Gentile Cliente / Fornitore,
con la presente vi comunichiamo che dal [data] la sede legale di [Ragione sociale], P. IVA [numero], è stata trasferita da [vecchio indirizzo] al nuovo indirizzo:
[Ragione sociale]
[Via e numero civico]
[CAP] Bologna (BO)
Restano invariati codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC [indirizzo PEC] e codice destinatario per la fatturazione elettronica [codice SDI]. Vi chiediamo di aggiornare i vostri archivi e di indicare il nuovo indirizzo su fatture, documenti di trasporto e corrispondenza a partire dalla data indicata.
Per qualsiasi informazione potete contattarci al numero [telefono] o all’indirizzo [email].
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo], [Ragione sociale]
Se cambiano anche la sede operativa, i recapiti telefonici o l’indirizzo a cui ricevere la merce, indicalo in un paragrafo a parte: chi ti spedisce materiale deve sapere dove consegnarlo.
A chi comunicare il cambio di sede legale
- Registro delle Imprese della Camera di Commercio, con una pratica ComUnica, di norma entro 30 giorni. La stessa pratica aggiorna anche Agenzia delle Entrate, INPS e INAIL
- Agenzia delle Entrate direttamente, con il modello AA7 o AA10, solo se non sei iscritto al Registro delle Imprese, come molti liberi professionisti
- Clienti, fornitori e collaboratori, con la lettera qui sopra
- Banche, assicurazioni e società di leasing, che spesso chiedono anche la visura aggiornata
- Ordine o albo professionale, se sei iscritto
- Commercialista e consulente del lavoro, che verificano le comunicazioni fiscali e verso i dipendenti
Poi aggiorna carta intestata, firma email, sito web, profilo Google, anagrafiche nei gestionali e contratti in corso. La PEC e il codice destinatario per la fattura elettronica non cambiano con l’indirizzo.
Stesso comune o comune diverso?
Per le società di capitali la differenza è sostanziale. L’atto costitutivo di una S.r.l. o di una S.p.A. indica normalmente di regola solo il comune della sede: l’indirizzo preciso è depositato a parte al Registro delle Imprese.
| Caso | Chi decide | Cosa serve |
|---|---|---|
| Stesso comune | Gli amministratori | Pratica ComUnica con il nuovo indirizzo, senza notaio. Se lo statuto riporta l’indirizzo completo, va modificato |
| Altro comune | L’assemblea dei soci | Modifica dell’atto costitutivo con verbale notarile e iscrizione al Registro delle Imprese |
| Società di persone | I soci | Modifica dei patti sociali, in genere con atto notarile, se l’indirizzo è indicato nell’atto |
| Ditta individuale | Il titolare | Pratica ComUnica al Registro delle Imprese e al REA |
Questi sono i casi più comuni: lo statuto della tua società può prevedere regole diverse. Prima di firmare il nuovo contratto, fai verificare il percorso dal tuo commercialista o dal notaio.
Trasferire la sede legale a Bologna
Se arrivi da un altro comune, la pratica va presentata al Registro delle Imprese della Camera di Commercio di Bologna, che diventa competente per la tua impresa. Per indicare il nuovo indirizzo devi averne la disponibilità: un contratto di locazione oppure un contratto di domiciliazione della sede legale.
Con la domiciliazione l’indirizzo è attivo in 24 ore, e ti consegniamo la dichiarazione di domiciliazione da allegare alla pratica per il Registro delle Imprese e l’Agenzia delle Entrate. Puoi scegliere tra tre sedi: Stazione Centrale, Fiera e Centro Storico. Se oltre alla sede legale ti serve un punto operativo in città, guarda anche l’unità locale.
Domande frequenti
Domande e risposte sul cambio di sede legale
Domiciliazionebologna.com
Di norma entro 30 giorni dalla decisione o dall’atto al Registro delle Imprese. Lo stesso termine vale per la variazione dei dati IVA all’Agenzia delle Entrate, se non passa dalla pratica ComUnica. A clienti e fornitori conviene scrivere prima della data del trasferimento, così fatture e consegne arrivano già al nuovo indirizzo.
Per una S.r.l. o una S.p.A. che resta nello stesso comune, in genere no: decidono gli amministratori e basta la pratica al Registro delle Imprese. Se ti sposti in un altro comune, invece, cambia l’atto costitutivo e serve il notaio.
Non c’è un obbligo di forma: PEC ed email vanno benissimo e lasciano traccia dell’invio. Usa la lettera tipo di questa pagina su carta intestata aggiornata e allega, se vuoi, la visura camerale con il nuovo indirizzo.
Sì. La domiciliazione è un contratto che ti dà la disponibilità dell’indirizzo: puoi indicarlo come sede legale al Registro delle Imprese, ricevere lì posta e raccomandate e risultare in visura con quell’indirizzo, senza affittare un ufficio.